1. Bandeja de entrada a lista de acciones
Entrada: correos recibidos. Salida: prioridad, fecha, responsable y borrador opcional.
- Crea reglas normales para separar facturas, clientes y boletines.
- Entrega solo el texto necesario al asistente.
- Pide una tabla con “acción”, “plazo” y “riesgo”.
- Revisa antes de responder o mover mensajes.
Riesgo: medio. Nunca automatices transferencias, cambios contractuales ni envío de credenciales.
2. Reunión a acuerdos verificables
Entrada: transcripción autorizada. Salida: decisiones, tareas y dudas abiertas.
Usa únicamente esta transcripción. Devuelve: - Decisiones confirmadas - Tareas: responsable y fecha - Preguntas sin respuesta - Citas que requieran verificación No inventes responsables ni plazos.
Riesgo: medio. Obtén consentimiento para grabar y corrige nombres, fechas y cifras.
3. Facturas a registro de revisión
Entrada: documentos no confidenciales o previamente anonimizados. Salida: fecha, proveedor, número, concepto e importe.
Prueba diez facturas históricas y compara cada campo con el original. Si un dato no se lee, el sistema debe marcarlo como pendiente, no adivinarlo.
Riesgo: alto. La IA prepara; tú validas y autorizas cualquier registro contable o pago.
4. Una pieza de contenido a cuatro formatos escritos
Entrada: un artículo propio. Salida: correo, publicación de LinkedIn, preguntas frecuentes y resumen.
Exige que todas las afirmaciones provengan del artículo y conserva un enlace a la fuente. Ajusta cada versión al canal; duplicar el mismo texto reduce utilidad.
Riesgo: bajo. Revisa tono, citas y afirmaciones.
5. Informe semanal desde una hoja
Entrada: tabla con columnas y fechas claras. Salida: principales cambios, anomalías y preguntas.
No pidas solo “analiza esta tabla”. Define indicadores, periodo de comparación y umbral de alerta. Conserva el archivo original junto al informe.
Riesgo: medio. Verifica cálculos importantes con fórmulas de la hoja.
Calcula el retorno antes de conectar herramientas
Tiempo recuperado mensual = (minutos por ejecución × ejecuciones mensuales) − minutos de revisión − minutos de mantenimiento
Ejemplo: 20 minutos × 12 ejecuciones − 60 minutos de revisión = 180 minutos recuperados. Si una herramienta cuesta US$20 y valoras tu hora en US$10, el ahorro apenas cubre su precio. Mide antes de pagar.
Implementación segura en siete días
- Día 1: documenta el proceso manual.
- Día 2: elimina datos sensibles de las pruebas.
- Día 3: ejecuta cinco casos históricos.
- Día 4: registra errores y excepciones.
- Día 5: añade revisión obligatoria.
- Días 6–7: úsalo en paralelo con el proceso anterior.